Brukerveiledning: Vaktplan i Tidur
Vaktplanen er der du planlegger og fordeler oppdrag på ansatte, bygninger og uker. Du oppretter både engangsoppdrag og gjentakende vaktplanserier, fordeler ansatte, og følger med på bemanning, timer og fravær – alt på ett sted.
Tilgang: Vaktplan er kun tilgjengelig for brukere med lederrolle (manage-operations). Ansatte (renholdere) har sin egen, forenklede visning av kun sine egne oppdrag.
1. Kom i gang
Åpne Vaktplan i menyen til venstre.
Du ser uken som er valgt øverst, f.eks. «Uke 25 · juni».
Som standard vises Per ansatt-visningen: én rad per ansatt, én kolonne per ukedag.
Forutsetning: En ansatt må være tilknyttet en bygning før du kan planlegge oppdrag for vedkommende der. Mangler du ansatte, får du panelet «Ingen ansatte ennå» med knappen «Legg til ansatte».
2. Visninger
Bytt perspektiv med knapperaden øverst:
Visning Hva den viser Per ansatt Rader = ansatte, kolonner = ukedager. Standardvisning. Per sted Rader = bygninger, kolonner = ukedager. Tidslinje Én dag av gangen, oppdrag plassert kronologisk etter klokkeslett. Plantegning Interaktiv plantegning der rom fargelegges etter status.
I Per ansatt-visningen viser hver ansattrad navn, fargemerke og timer:
«XXt / uke» når den ansatte ikke har avtalt timetall, eller
«XXt / YYt avtalt» (planlagte / avtalte timer). Er det planlagt for mye, vises timene i rødt med forklaringen «Planlagt over avtalte timer».
3. Naviger mellom uker og dager
Bruk pilene øverst for forrige/neste uke.
Klikk «I dag» for å hoppe tilbake til inneværende uke.
I Tidslinje-visningen velger du dag med de nummererte dagsknappene øverst.
4. Opprett et engangsoppdrag
Bruk dette for et enkeltstående oppdrag som ikke skal gjentas.
Klikk «Nytt oppdrag» øverst til høyre.
Sørg for at modusen «Engangs» er valgt øverst i vinduet.
Fyll ut:
Bygning – velg bygningen oppdraget gjelder (påkrevd).
Oppgave (valgfri) – velg eventuell oppgave.
Ansatt – velg ansatt (viser kun ansatte tilknyttet valgt bygning).
Dato, Start og Slutt.
Klikk «Opprett».
Oppdraget dukker opp i planen, og den ansatte får et varsel om tildelingen.
5. Opprett en gjentakende vaktplanserie
Bruk dette for faste, tilbakevendende oppdrag (f.eks. daglig renhold).
Klikk «Nytt oppdrag» og bytt til modusen «Gjentakende».
Fyll ut:
Bygning (påkrevd).
Oppgaver – kryss av oppgavene serien skal dekke. Har bygningen ingen oppgaver, vises «Ingen oppgaver — opprett i Oppgaveplan først».
Ansatt (påkrevd).
Frekvens – velg blant: Daglig · 5×/uke · 3×/uke · 2×/uke · 1×/uke · Annenhver uke · Månedlig · Kvartalsvis · Årlig · Ved behov.
Dager – for ukebaserte frekvenser velger du ukedager: Man, Tir, Ons, Tor, Fre, Lør, Søn. For måned/kvartal/år genereres oppdraget på samme dato som startdatoen.
Fra og Til – tidsvindu.
Startdato og Sluttdato – «Serien stopper etter denne datoen.»
Klikk «Lagre serie» (knappen er aktiv først når minst én oppgave er valgt).
Systemet genererer automatisk alle oppdragene innenfor datointervallet, og den ansatte varsles om den nye serien.
6. Rediger og slett oppdrag
Enkeltoppdrag
Klikk på oppdragskortet i planen.
Endre Ansatt, Dato, Start eller Slutt.
Klikk «Lagre», eller «Slett» for å fjerne oppdraget.
Ett oppdrag i en serie
Klikker du et oppdrag fra en serie, vises merket «Gjentakende oppdrag» med seriens sluttdato. Du kan:
Endre feltene og klikke «Lagre» – endringen gjelder kun denne dagen.
Klikke «Hopp over denne dagen» – dagen utelates, men serien fortsetter ellers.
Hele serien
Klikk et oppdrag fra serien, og deretter «Rediger serie».
Vinduet «Serie — {bygning}» åpnes. Her kan du endre Oppgaver, Frekvens, Dager, tider og datoer. Merk: feltet Ansatt er låst – hovedansvarlig kan ikke endres på serienivå.
Klikk «Lagre serie» for å oppdatere, eller «Slett serie» for å fjerne den. Sletting bekreftes i vinduet «Slett vaktplanserie»: «Slette serien for {bygning}? Alle gjenstående oppdrag i serien blir fjernet.»
7. Omfordel et oppdrag (dra og slipp)
I Per ansatt-visningen kan du flytte et oppdrag mellom ansatte:
Ta tak i oppdragskortet.
Dra det til en annen ansatts rad på samme dato.
Slipp – oppdraget tildeles den nye ansatte, som får et varsel.
Skal oppdraget flyttes til en annen dato, bruk redigeringsvinduet i stedet. Husktips nederst i planen: «Klikk et oppdrag for å redigere · dra til annen rad for å omfordele.»
8. Følg med på bemanning (statusbåndet)
Øverst i planen ser du nøkkeltall for uken:
Oppdrag denne uken – antall oppdrag.
Aktive avtaler – antall gjentakende serier.
Uten vaktplan – bygninger uten oppsatt serie (uthevet hvis > 0).
Uten ansatte – bygninger med serie, men uten tildelt ansatt (uthevet hvis > 0).
På fravær – ansatte med godkjent fravær denne uken.
Under tallene listes bygninger som mangler oppsett, med status «Mangler ansatte» eller «Mangler vaktplan» og knappen «Åpne kunde» for å rette det opp.
9. Fravær i planen
Når en ansatts fravær er godkjent:
Cellene for fraværsdagene får skråstriper og merket «Fravær».
Oppdrag som kolliderer med fraværet, får et varselikon: «Ansatt har godkjent fravær — omfordel oppdraget.»
Du omfordeler ved å klikke oppdraget og bytte ansatt, eller via fraværshåndteringen under Ansatte.
10. Filtrer planen
Klikk «Filter» i verktøylinjen.
Skriv i søkefeltet «Søk ansatt eller sted…».
Visningen filtreres mens du skriver. Klikk «Filter» igjen for å lukke.
11. Visning for ansatte (renholdere)
Ansatte har en egen, skrivebeskyttet vaktplan som viser kun deres egne oppdrag for inneværende og neste uke – med dato, klokkeslett, sted, status og sjekkliste. De kan ikke opprette, endre eller omfordele oppdrag.
Hurtigreferanse – knapperKnapp Handling
Nytt oppdrag Opprett engangs- eller gjentakende oppdrag
Opprett Lagre nytt engangsoppdrag
Lagre Lagre endring på ett oppdrag
Lagre serie Lagre gjentakende serie
Rediger serie Åpne redigering av hele serien
Hopp over denne dagen Utelat én dag fra en serie
Slett / Slett serie Fjern oppdrag / hele serien
I dag Hopp til inneværende uke
Filter Søk på ansatt eller sted