Sist oppdatert: 19. oktober 2026
En renholdsprotokoll dokumenterer at renholdet er utført. En kvalitetskontroll etter NS-INSTA 800 måler om resultatet holder avtalt nivå. Du trenger begge. Kontrollen gjøres visuelt, rom for rom, på objektgruppene gulv, inventar, vegger og himling. Hvert rom blir enten godkjent eller ikke godkjent. Standarden forutsetter minst fire registreringer i året. Nedenfor finner du en mal med feltene du trenger, og en metode for å lukke avvikene.
Kort fortalt
- Renholdsprotokoll: hva, hvor, når og hvem, gjerne kvittert på telefonen.
- Kvalitetskontroll: et utvalg rom bedømmes mot avtalt kvalitetsnivå (1–5).
- Kontrollen utføres av den som har ansvar for å følge opp leveransen, gjerne sammen med kunden.
- Hvert «ikke godkjent» rom gir et avvik med frist og ny kontroll.
Hva er forskjellen på renholdsprotokoll og kvalitetskontroll?
Renholdsprotokollen er en logg over utført arbeid. Den svarer på spørsmålet «ble toalettene vasket kl. 12?». Kvalitetskontrollen svarer på «er toalettene rene nok?». Ifølge NHO Service og Handel sier NS-INSTA 800 ingenting om hvordan renholdet skal gjøres, bare hvilket resultat som skal oppnås. Derfor kan ikke protokollen alene dokumentere kvalitet.
Hvordan fungerer kvalitetskontroll etter NS-INSTA 800?
NS-INSTA 800-1 beskriver et system for å fastsette og bedømme rengjøringskvalitet. Del 2 gjelder sertifisering av personer og organisasjoner som bruker del 1 (Standard Norge). Hovedprinsippene er:
- Kvalitetsnivå 1–5, der 5 er høyest. Nivå 0 har ingen praktisk betydning.
- Romprofiler: rom med lik bruk grupperes og får nivå per objektgruppe.
- Visuell kontroll: hvor mange samlinger av urenheter som godtas, avhenger av romstørrelse, nivå og om flaten er lett eller vanskelig tilgjengelig.
- Instrumentell kontroll kan brukes der det stilles særlige krav, for eksempel i næringsmiddel- eller legemiddelindustrien.
Grenseverdiene og utvalgstabellene står i standarden og er ikke gjengitt her. Kjøp standarden eller bruk et sertifisert kontrollverktøy.
Steg for steg: slik gjennomfører du kontrollen
- Avtal tidspunkt. Kontroller rett etter utført renhold. NHO SH påpeker at ett toalettbesøk etter renholdet ofte senker nivået.
- Velg rom. Ta et representativt utvalg fra hver romprofil, med noen rom som vanligvis gir klager.
- Bedøm hver objektgruppe (gulv, inventar, vegger, himling og høytsittende flater) mot avtalt nivå.
- Registrer funn med bilde, særlig når rommet ikke godkjennes.
- Gå gjennom resultatet med renholdsleder og kunde samme dag.
- Opprett avvik for hvert ikke godkjent rom: årsak, tiltak, frist og ansvarlig.
- Kontroller på nytt og lukk avviket når rommet er godkjent.
Mal: kontrollrapport (felter)
Kopier til et regneark. Én linje per rom:
dato;objekt;bygg_etasje;rom;romprofil;avtalt_niva;gulv;inventar;vegger;himling;resultat;funn;bilde;avvik_nr;frist;ansvarlig;kontrollert_av;kunde_signatur
2026-10-19;Kontorbygg A;2. etg;Møterom 204;Møterom;3;ok;ok;ok;ok;godkjent;;;;;;KN;
2026-10-19;Kontorbygg A;2. etg;WC 210;Sanitær;4;ikke ok;ok;ok;ok;ikke godkjent;Kalk rundt sluk;IMG_0412;A-17;2026-10-22;Renholdsleder;KN;
Felt du ikke bør hoppe over: avtalt nivå (fra renholdsplanen), bilde ved avvik og frist. Uten dem kan resultatet ikke følges opp. Romprofiler og nivåer settes i renholdsplanen.
Mal: daglig renholdsprotokoll
For rom med hyppig renhold (toaletter, kantine, inngangsparti):
dato;rom;oppgave;kl;utfort_av;merknad
2026-10-19;WC 1. etg;Daglig renhold + påfyll;12:05;AB;Tom for såpe, fylt på
Ting som må fylles på eller repareres, bør meldes som avvik til drift, ikke bare skrives i protokollen. Se avvikshåndtering i eiendomsdrift.
Hvor ofte bør du kontrollere?
Ifølge NHO Service og Handel forutsetter standarden at oppnådd kvalitet registreres minst fire ganger per år. I tillegg skal renholderen fortløpende kontrollere eget arbeid. Mange avtaler har månedlig kontroll i starten og går over til kvartalsvis når nivået er stabilt. Avtal hyppigheten i kontrakten, se kravspesifikasjon for renhold.
Hva bør kunden få i kontrollrapporten?
Rapporten bør være kort nok til at den blir lest, men vise nok til at den kan følges opp:
- Objekt, dato og hvem som kontrollerte.
- Antall rom kontrollert per romprofil, og andel godkjent.
- Liste over ikke godkjente rom, med funn, bilde og hvilken objektgruppe som feilet.
- Tiltak med ansvarlig og frist, og dato for ny kontroll.
- Utvikling fra forrige kontroll.
- Forhold kunden må rette: for eksempel ødelagte flater, manglende tilgang eller rot som hindrer renhold.
Det siste punktet er viktig for renholdsbedriften. Et rom som ikke godkjennes fordi pulten er full av papirer, skyldes ikke renholdet. Det bør registreres som eget forhold, ikke som leverandørens avvik.
Hvilke nøkkeltall bør du følge?
- Andel godkjente rom per kontroll og per romprofil.
- Antall avvik og hvor lang tid det tar å lukke dem.
- Rom som gjentatte ganger ikke godkjennes. Det tyder på feil frekvens eller metode.
- Andel utførte oppdrag mot planlagte, fra protokollen.
Slik er det løst i Tidur
I Tidur settes målnivå 0–5 per rom. Kontrolløren vurderer gulv, inventar, vegger og høytsittende flater på mobilen, med bilder. Rommet blir godkjent eller ikke godkjent, og eiendommen får en samlet score i prosent og en rapport. Utførte oppdrag med sjekkpunkter blir den daglige protokollen. Rapporten per eiendom viser fullførte, tapte og forsinkede oppdrag, avvik og bestått-andel på kvalitetskontrollene. Les også Hva bør et renholdssystem gjøre i felt?
Ofte stilte spørsmål
Er det lovpålagt med renholdsprotokoll?
Det er ikke et generelt lovkrav i næringsbygg. Kravet kommer som regel fra avtalen. Virksomheter med særlige hygienekrav, som helse og næringsmiddel, kan ha egne regler.
Kan kunden kontrollere selv?
Ja. Kontrollen kan gjøres av kunden, av leverandøren eller av begge sammen. Det gir mest tillit når begge parter godkjenner resultatet.
Hva hvis vi er uenige om resultatet?
Ta bilde, noter objektgruppe og nivå, og avtal en felles ny kontroll. Avtalen bør si hvordan uenighet løses.
Trenger kontrolløren sertifisering?
Ikke etter lov. NS-INSTA 800-2 beskriver sertifisering av personer som ønsker å dokumentere kompetansen.