Kort svar: Periodisk renhold er de grundige oppgavene som gjøres sjeldnere enn det daglige renholdet, som gulvbehandling, hovedrengjøring av vegger, himling og ventiler, og puss av skilleglass og vinduer. NHO Service og Handel oppgir at behovet erfaringsmessig utgjør 15–20 % av timeverket i tillegg til det regelmessige renholdet. Lag en årsplan, pris det separat og dokumenter hver utførelse.
Hva er periodisk renhold?
Det løpende renholdet holder rommene på avtalt nivå fra dag til dag. Men noe smuss og slitasje bygger seg opp over tid, og det krever andre metoder, maskiner eller mer tid enn en vanlig runde gir. Det er periodisk renhold. Arbeidet gjøres gjerne månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig, og ofte for utvalgte rom.
NHO Service og Handel nevner disse eksemplene:
- Gulvbehandling: oppskuring, polishbehandling, tepperens og vedlikeholdsoljing.
- Hovedrengjøring: støvsanering og rengjøring av vegger, himling og lufteventiler.
- Glass: puss av innvendige skilleglass og fasadevinduer.
Hvordan henger det sammen med NS-INSTA 800?
NS-INSTA 800 beskriver kvalitetsnivået etter utført renhold for hele rommet, også vegg og himling. Ifølge NHO Service og Handel betyr det at det normalt ikke skal være nødvendig å avtale særskilte periodiske arbeider. Planleggeren må likevel vurdere behovet og regne det inn i det totale ressursbehovet. Standarden sier heller ingenting om metode. Det er opp til den som utfører renholdet å foreslå riktige metoder, midler og utstyr.
I praksis: hvis kunden krever et nivå som bare kan holdes med jevnlig gulvbehandling, må tiden til det ligge et sted i kalkylen. Les mer om nivåer og romprofiler i renholdsplan etter NS-INSTA 800.
Hvor mye tid går med?
Tommelfingerregelen fra NHO Service og Handel er 15–20 % av timeverket på toppen av det regelmessige renholdet. Bruker et bygg 40 timer i uken på fast renhold, tilsvarer det omtrent 6–8 ekstra timer i uken i snitt, men timene kommer i topper rundt de periodiske jobbene. Tallet er et erfaringstall, ikke en norm. Gulvtyper, trafikk og kvalitetsnivå avgjør det reelle behovet, og egne målinger slår alltid generelle tall.
For innkjøpere er tallet en nyttig kontroll: et tilbud uten tid til periodisk arbeid, og uten egen pris for det, kan bety at gulv og flater forfaller over tid.
Slik planlegger du periodisk renhold i en årsplan
NHO Service og Handel skriver at en årsplan for periodisk renhold er viktig for alle parter. En enkel plan har én linje per oppgave og område:
- Område eller romtype, for eksempel inngangsparti, kantine eller kontorlandskap.
- Oppgave og metode, for eksempel oppskuring og ny polish på vinylgulv.
- Frekvens og planlagt måned eller uke.
- Estimert tid og eventuelt maskiner eller kjemikalier.
- Tidsrom og tilgang: kveld, helg eller ferie når lokalene står tomme.
- Ansvarlig og hvordan utførelsen skal dokumenteres.
Eksempel på årsplan (mal)
Eksempelet under viser formatet. Frekvensene er forslag og må tilpasses bygget og avtalen.
Område;Oppgave;Frekvens;Planlagt;Merknad
Inngangsparti;Maskinell skuring av gulv;Månedlig;Første uke i måneden;Oftere i vintersesongen
Kontorlandskap;Tepperens;Årlig;Juli;Når lokalene er tomme
Korridorer;Oppskuring og ny polish;Halvårlig;Januar og juli;Kveld, sperr av arealet
Kantine;Hovedrengjøring av vegger og ventiler;Halvårlig;Juni og desember;Avtal med kantinedrift
Møterom;Puss av skilleglass;Kvartalsvis;Mars, juni, september, desember;Etter booking
Hele bygget;Vinduspuss utvendig;Etter avtale;Vår og høst;Ofte eget firma
Fast pris eller etter behov?
NHO Service og Handel anbefaler at innkjøpere ber om at slike tilleggsytelser prises separat i tilbudet. Bakes alt inn i én fast pris, blir det vanskelig å se hva du betaler for og å sammenligne tilbud. De skriver også at det ofte kan være like greit å avtale periodisk renhold etter behov i stedet for i en fast avtale.
To vanlige modeller:
- Fast årsplan i avtalen: forutsigbart budsjett og jevn standard. Passer for bygg med mye trafikk og harde gulv.
- Bestilling ved behov: pris per oppdrag eller per m². Passer når behovet varierer, men krever at noen følger med på tilstanden.
Uansett modell bør tilbudet vise hvilke oppgaver som inngår, frekvens og pris per oppgave. Se også kravspesifikasjon for renhold.
Nullstilling er ikke periodisk renhold
Ved ny kontrakt skal lokalene ifølge NHO Service og Handel nullstilles, altså rengjøres til standarden i behovsbeskrivelsen, før avtalen starter. De anbefaler at prisen for nullstilling ikke tas med i anbudet, og at kontrakten sier at lokalene skal være nullstilt ved kontraktsslutt. Hold nullstilling og periodisk renhold adskilt, ellers blir det uklart hva som er engangsjobb og hva som er løpende ytelse.
Bestiller du fra en ekstern leverandør?
Periodisk renhold er renhold. Kjøper du det fra et firma, gjelder de samme pliktene som for fast renhold: Arbeidstilsynet krever at du bare bruker godkjente renholdsvirksomheter, og du har påseplikt. Det gjelder også ved enkeltbestillinger som tepperens eller hovedrengjøring. Se sjekklisten for kjøp av renhold.
Slik dokumenterer du utført periodisk renhold
- Dato, område og hvilken oppgave som er gjort.
- Hvem som utførte arbeidet, og eventuelt metode og midler.
- Bilder før og etter for gulvbehandling og hovedrengjøring.
- Avvik: skader, flater som ikke tåler metoden, eller rom som ikke var tilgjengelige.
- Kobling til kvalitetskontrollen, slik at du ser om tiltaket løftet målt nivå. Se renholdsprotokoll og kvalitetskontroll.
Slik er det løst i Tidur
I Tidur legger du periodiske jobber inn som gjentakende oppdrag med frekvens månedlig, kvartalsvis eller årlig, eller som ved behov, ved siden av det daglige og ukentlige renholdet. Oppdragene havner i kalenderen, og kalkylen regner tidsbruk ut fra produktivitet i m² per time.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ofte bør gulv polishbehandles?
Det finnes ikke ett fasitintervall. Gulvtype, trafikk og avtalt kvalitetsnivå avgjør. Følg produsentens anvisning for belegget og juster etter kvalitetskontrollene.
Er vinduspuss periodisk renhold?
Innvendige skilleglass og fasadevinduer er nevnt som eksempler hos NHO Service og Handel. Utvendig vinduspuss gjøres ofte av et annet firma, så avtal hvem som har ansvaret.
Hvem bestemmer behovet?
Kunden beskriver behov og kvalitetsnivå. Leverandøren eller renholdslederen vurderer hvilke periodiske arbeider som trengs for å holde nivået, og regner dem inn i ressursbehovet.
Hva gjør vi hvis budsjettet er stramt?
Prioriter arealer med mest trafikk og gulv som tar skade av å vente. Utsatt gulvbehandling kan gi høyere kostnader senere hvis belegget slites ned.