Stoffkartoteket er virksomhetens samling av sikkerhetsdatablad — og der det trengs, informasjonsblad — for farlige kjemikalier og helsefarlig biologisk materiale. Arbeidsgiver skal opprette det før kjemikaliene fremstilles, pakkes, brukes eller oppbevares, holde det på norsk og lett å søke i, og sørge for at ansatte har tilgang der de faktisk jobber.

Det er ikke en perm på kontoret. Det er underlaget for risikovurdering, vernetiltak og det de ansatte skal gjøre ved søl, brann eller skade.

Hva er et stoffkartotek?

Arbeidstilsynet definerer stoffkartoteket som en samling av sikkerhetsdatablader for farlige kjemikalier som brukes i virksomheten. Kartoteket skal også inneholde informasjonsblad for andre helseskadelige stoffer og helsefarlig biologisk materiale.

Hensikten er å samle kunnskapen om helsefarlige kjemikalier som brukes, dannes eller frigjøres ved framstilling, pakking og oppbevaring — slik at folk vet hvordan de beskytter seg, hvilke tiltak som skal på plass, og hva de gjør hvis noe går galt.

Hvem har plikt?

Arbeidsgivere i virksomheter som framstiller, pakker, bruker eller oppbevarer helsefarlige kjemikalier, har plikt til å opprette stoffkartotek. Det gjelder også kjemikalier som dannes i prosesser i virksomheten.

Plikten sitter hos arbeidsgiver. Den slår inn før kjemikaliene tas i bruk — ikke «når vi får tid etter oppstart».

For renholdsbyråer, vaktmestere og eiendomsdrift er det typisk midler som allerede står i skapet: avfettingsmidler, kalkfjerner, desinfeksjon, lim, drivstoff, fugemasse. Hvis det er merkepliktig og kan medføre helsefare, hører det hjemme i kartoteket.

Hva skal ligge i kartoteket?

Forskrift om utførelse av arbeid § 2-1 deler innholdet i tre grupper:

1. Kjemikalier under REACH artikkel 31 — et sikkerhetsdatablad (SDS), med eventuelle vedlegg.
2. Andre farlige kjemikalier — et informasjonsblad med minst navn, sammensetning, leverandør, egenskaper, toksikologiske data, risikomomenter, vernetiltak og førstehjelp.
3. Helsefarlig biologisk materiale — informasjonsblad med blant annet smittefare, vernetiltak og førstehjelp.

Hvis en opplysning ikke er relevant eller teknisk mulig å gi, skal begrunnelsen stå i kartoteket.

Sikkerhetsdatabladet kommer fra leverandøren. Det skal stilles til rådighet aktivt — å legge det på en nettside er ikke nok, skriver Arbeidstilsynet om SDS. Formatet er 16 faste punkt, på norsk, etter REACH vedlegg II.

Utforming: norsk, søkbart, oppdatert

Etter § 2-2 kan stoffkartoteket være elektronisk, på papir, eller begge deler. Det skal være lett å søke frem det enkelte kjemikaliet.

Informasjonen skal være på norsk, kortfattet og lett å forstå. Ansatte som ikke behersker norsk, skal likevel få tilstrekkelig skriftlig informasjon og opplæring.

Arbeidsgiver skal ajourføre opplysningene når noe vesentlig endrer seg. Arbeidstilsynet anbefaler at én person eller enhet har koordinerende ansvar for innkjøp og oppdatering, slik at siste SDS faktisk er den som ligger i kartoteket.

Utgåtte blad for kjemikalier som ikke lenger er i bruk, bør tas ut av det aktive kartoteket og arkiveres. De kan trengs senere hvis det oppdages yrkesskade.

Tilgang der jobben skjer

§ 2-4 er den paragrafen tilsyn ofte kjenner igjen i felt:

• Ansatte skal ha lett adgang til opplysningene om kjemikaliene de jobber med — også når kartoteket er elektronisk.
• Aktuelle sikkerhetsdatablad og informasjonsblad skal være tilgjengelige på det enkelte arbeidssted.
• Verneombudet skal ha tilgang for eget verneområde. Hovedverneombudet skal ha det komplette kartoteket.

En perm på hovedkontoret hjelper ikke den som står i et teknisk rom hos kunden. Digitalt kartotek løser tilgangen bare hvis feltet faktisk kommer inn — uten å huske et filnavn i en fellesmappe.

Hva kartoteket skal brukes til

Kartoteket er ikke et arkivkrav. Etter § 2-3 skal arbeidsgiver bruke opplysningene til trygg håndtering og oppbevaring — og når dere kartlegger risiko, setter i verk vernetiltak eller skriver arbeidsinstrukser.

Arbeidstilsynet peker særlig på SDS-punktene om fare, sammensetning, førstehjelp, håndtering/lagring, verneutstyr, toksikologi og regelverk (punkt 2, 3, 4, 7, 8, 11 og 15) når arbeidsmiljøet skal vurderes.

Kjemikalierisikovurdering er regulert for seg, i § 3-1. Stoffkartoteket er underlaget. Det erstatter ikke vurderingen.

Opplæring

Opplæring i bruk av stoffkartoteket står i § 3-4 bokstav b, sammen med opplæring om kjemikaliene, risiko, grenseverdier, risikovurderingen, utstyr, vernetiltak og nødssituasjoner.

Arbeidstilsynet konkretiserer at berørte ansatte skal kunne:

• finne opplysningene de trenger
• forstå innholdet i SDS eller informasjonsblad
• bruke opplysningene, særlig om tiltak

Ansatte har også et ansvar: gjøre seg kjent med kartoteket, følge rutinene, og si ifra hvis noe mangler eller er utdatert.

Digitalt eller perm?

Forskriften krever ikke et bestemt system. Den krever at informasjonen finnes, er på norsk, er søkbar, er oppdatert, og er tilgjengelig på arbeidsstedet.

Perm og Excel sprekker vanligvis på tre ting: siste SDS ligger i en e-post, bladene står et annet sted enn kjemikaliene, og den som vasker hos kunden kommer ikke inn i mappen. Et digitalt stoffkartotek løser det bare hvis det er knyttet til hvor midlene brukes — bygg og eiendom — ikke bare til et selskapsnavn.

Slik dekker Tidur det

Tidur sitt digitale stoffkartotek samler kjemikalier, SDS og CLP-faremerking per eiendom. Piktogrammer, H- og P-setninger og anbefalt verneutstyr ligger på produktet. Kontoret oppdaterer ett sted. Feltet åpner det samme på byggene de faktisk jobber i.

Det er en del av samme plattform som eiendomsforvaltning og FDV og renholdsdrift. Kartoteket er ikke et løsrevet HMS-verktøy ved siden av driften.

Renholdsskolen har gratis leksjoner om sikkerhetsdatablad og kjemikaliesikkerhet og faremerking.

Tidur erstatter ikke leverandørens SDS, bedriftshelsetjenesten eller deres egen risikovurdering. Det gjør informasjonen søkbar og tilgjengelig der jobben skjer.

Ofte stilte spørsmål

Hva er et stoffkartotek? En samling av sikkerhetsdatablad for farlige kjemikalier i virksomheten, pluss informasjonsblad for andre helseskadelige stoffer og helsefarlig biologisk materiale.

Hvem må ha stoffkartotek? Arbeidsgiver i virksomheter som framstiller, pakker, bruker eller oppbevarer helsefarlige kjemikalier — også kjemikalier som dannes i prosesser.

Må stoffkartoteket være digitalt? Nei. Forskriften tillater elektronisk utgave, papir, eller begge. Kravet er at det er lett å søke i, på norsk, oppdatert, og tilgjengelig på arbeidsstedet.

Må sikkerhetsdatabladet være på norsk? Ja. Både SDS og informasjonen i stoffkartoteket skal være på norsk. Ansatte som ikke behersker norsk, skal likevel få tilstrekkelig informasjon og opplæring.

Hva er forskjellen på SDS og stoffkartotek? SDS er leverandørens 16-punkts følgeskriv for det enkelte kjemikaliet. Stoffkartoteket er virksomhetens samling av disse bladene — og informasjonsblad der SDS ikke dekker — brukt til risikovurdering, tiltak og tilgang i felt.

Hvem skal ha tilgang? Ansatte som jobber med eller kommer i kontakt med kjemikaliene, på arbeidsstedet. Verneombud for sitt område. Hovedverneombud til hele kartoteket. Bedriftshelsetjenesten bør også ha tilgang.

Kilder

Denne artikkelen er en praktisk gjennomgang, ikke juridisk rådgivning. Sjekk alltid gjeldende tekst:

• Stoffkartotek — Arbeidstilsynet
• Sikkerhetsdatablad — Arbeidstilsynet
• Forskrift om utførelse av arbeid kap. 2 (§ 2-1–§ 2-4) — Lovdata
• § 3-1 Risikovurdering og § 3-4 Opplæring — Lovdata

---