Kort svar: I næringsbygg er ettårsbefaringen ikke en lovpålagt frist, men noe partene avtaler i kontrakten. Etter NS 8405 og NS 8407 må byggeier reklamere på hver mangel kort tid etter at den er oppdaget, og senest fem år etter overtakelse. Bruk derfor ettårsbefaringen som en samlet kontroll og en anledning til å ta opp åpne mangler, ikke som stedet du venter med å melde feil. Det er driften, altså forvalter, driftsleder og vaktmester, som må fange opp og dokumentere feilene det første året.

Hva er en ettårsbefaring?

En ettårsbefaring er en felles befaring mellom byggeier og entreprenør om lag ett år etter overtakelsen. Bygget har da vært gjennom alle årstider, og typiske feil har hatt tid til å vise seg: fukt og lekkasjer, sprekker, innregulering av ventilasjon og varme, dører og beslag, drenering og takvann. Resultatet er en protokoll med mangler, hvem som skal utbedre dem og innen når.

For kjøp av ny bolig har bustadoppføringslova egne regler for forbrukere. I næringsbygg og offentlige bygg er det som regel standardkontraktene som gjelder, og ifølge en gjennomgang av advokatfirmaet Ryger følger ettårsbefaringen ikke av NS 8405 eller NS 8407 (Ryger, webinar om reklamasjon og foreldelse). Den må altså avtales særskilt i kontrakten for å gjelde.

Reklamasjonsfristene du faktisk må forholde deg til

Fristene står i standardene og i kontrakten. Les alltid kontrakten dere har inngått, for partene kan ha avtalt noe annet. Etter NS 8407 (totalentreprise) gjelder i hovedsak dette:

• Ved overtakelse: mangler som ble eller burde vært oppdaget under overtakelsesforretningen, må meldes senest når forretningen avsluttes (pkt. 42.2.1).
• Senere oppdagede mangler: må meldes innen rimelig tid etter at de ble oppdaget eller burde vært oppdaget (pkt. 42.2.2 første ledd).
• Absolutt frist: ingen reklamasjon senere enn fem år etter overtakelse (pkt. 42.2.2 annet ledd).

NS 8405 (utførelsesentreprise) har også en femårsfrist, men den løpende fristen er formulert som «uten ugrunnet opphold» (pkt. 36.7). Fristene er oppsummert i Rygers gjennomgang av reklamasjon og foreldelse.

Fristen løper for hver mangel for seg. Finner vaktmesteren en lekkasje i mars, er det ikke trygt å vente til ettårsbefaringen i september med å melde den. Meld skriftlig når feilen er oppdaget, og ta den med på befaringen som en åpen sak.

Garantitiden: hva sikkerheten dekker

Etter NS 8407 pkt. 7.2 stiller totalentreprenøren normalt en sikkerhet på 10 % av kontraktssummen i utførelsestiden. Etter overtakelse reduseres den til 3 % for forhold som påberopes i løpet av de tre påfølgende årene, med mindre noe annet er avtalt (se gjennomgang av NS 8407 kapittel 7). Det betyr at reklamasjonstiden (fem år) og sikkerhetstiden (tre år) ikke er den samme. Mangler som oppdages i år to og tre bør derfor meldes raskt, mens garantien fortsatt står.

Noter dato for overtakelse, utløp for sikkerheten og utløp for femårsfristen i årshjulet, sammen med ettårsbefaringen.

FDV-dokumentasjonen henger sammen med befaringen

Etter byggesaksforskriften (SAK10) § 8-2 skal ansvarlig søker senest ved søknad om ferdigattest påse at dokumentasjon for driftsfasen etter TEK17 § 4-1 er lagt fram, og overlevere den til eier mot kvittering. Ettårsbefaringen er en god anledning til å sjekke om FDV-dokumentasjonen faktisk stemmer med det som er bygget: mangler det produktdatablad, innreguleringsprotokoller eller tegninger «som bygget», kan dere ta det opp samtidig. Les mer om FDV-dokumentasjon ved overtakelse og om hvordan du sikrer leveransen gjennom FDV-krav i kontrakten.

Slik forbereder driften ettårsbefaringen

1. Hent fram overtakelsesprotokollen. Sjekk hvilke mangler som ble notert, og om de er utbedret.
2. Samle alle reklamasjoner som er sendt. Dato, beskrivelse, bilder og svar fra entreprenøren.
3. Gå gjennom avvik fra driften. Feilmeldinger fra leietakere og funn fra vaktmesterrunder kan være mangler etter kontrakten. Se avvikshåndtering i eiendomsdrift.
4. Ta en egen runde i bygget. Fasader, tak og takvann, våtrom, tekniske rom, dører og vinduer, utomhus og drenering. Fotografer og merk hvor i bygget feilen er.
5. Be om driftsdata. Energiforbruk, inneklimaklager og alarmlogger fra SD-anlegget kan avsløre feil innregulering.
6. Kontroller FDV-dokumentasjonen. Mangler eller avvik mellom dokumentasjon og faktisk utførelse noteres som egne punkter.
7. Send listen til entreprenøren før befaringen, slik at riktige fagfolk møter opp.

Under og etter befaringen

• Før en protokoll som begge parter signerer, med beskrivelse, plassering, ansvarlig og frist for hver mangel.
• Skill mellom mangler entreprenøren godtar, mangler som er omtvistet, og forhold som er vanlig slitasje eller driftsfeil.
• Legg hver mangel inn som et avvik med frist, og lukk det først når utbedringen er kontrollert og dokumentert.
• Følg opp nye feil etter befaringen på samme måte: skriftlig melding med en gang, innenfor femårsfristen.
• Bruk funnene i tilstandsanalysen og vedlikeholdsplanen når garantitiden er over.

Vanlige feil

• Å vente med å melde feil til ettårsbefaringen uten at kontrakten sier at det er greit.
• Å la entreprenøren føre protokollen alene.
• Å glemme at sikkerheten etter standarden normalt faller bort etter tre år.
• At driftspersonalet ikke vet hvilke feil som kan være mangler, og retter dem selv uten å dokumentere.

Dette er en praktisk gjennomgang, ikke juridisk rådgivning. Ved tvil om frister eller om en feil er en mangel, bør du rådføre deg med en advokat som kan entrepriserett.

Hold oversikten over mangler i driftssystemet

Tidur samler FDV-dokumentasjon for byggene i et dokumentarkiv og lar driftspersonell registrere avvik med bilder fra feltappen, slik at feil som oppdages det første året havner på riktig bygg med dato og kan følges opp. Selve reklamasjonen må fortsatt sendes til entreprenøren etter kontrakten. Se hvordan Tidur fungerer.